Калкулатор за еквивалент на пълна заетост (FTE)

Калкулатор за еквивалент на пълна заетост (FTE)

FTE (Full-Time Equivalent) или еквивалент на пълна заетост е HR показател, който показва на колко служители на пълно работно време се равнява общата заетост на даден екип или организация.

За разлика от Headcount, който показва реалния брой служители, FTE отчита и продължителността на работното им време. Това е особено полезно при компании, в които има служители на пълно и непълно работно време, различни графици или различна продължителност на работния ден.

Например една компания може да има 10 служители, но ако част от тях работят на 4 или 6 часа дневно, общата им заетост може да бъде равна на едва 7,5 служители на пълно работно време, тоест 7,5 FTE.

Как работи FTE калкулаторът?

Калкулаторът използва следната основна формула:

FTE = Общ брой часове на всички служители ÷ Норма часове за един служител на пълно работно време

За да направите изчислението, е необходимо да въведете:

• Брой служители (Headcount) – общият брой физически лица, включени в анализа;

• Период на анализа – например месец, тримесечие или година;

• Общо часове на всички служители – сумата от часовете на всички служители за избрания период;

• Норма часове за един служител на пълно работно време – стандартният брой работни часове за същия период;

• вида на използваните часове – планирани/договорени или реално отработени.

След изчислението калкулаторът показва не само общия FTE, но и съотношението между FTE и Headcount.

Пример за изчисление

Да приемем, че компанията има:

• 10 служители;

• общо 1 320 работни часа за месеца;

• месечна норма за служител на пълен работен ден – 176 часа.

Изчислението е: 1 320 ÷ 176 = 7,50 FTE

Това означава, че въпреки че компанията има 10 служители като Headcount, тяхната обща заетост се равнява на 7,5 служители на пълно работно време.

Средният FTE на един служител в този пример е: 7,50 ÷ 10 = 0,75 FTE или средно 75% от пълната заетост.

Каква е разликата между Headcount и FTE?

Това са два различни показателя и е важно да не се използват като взаимозаменяеми.

Headcount показва колко физически лица работят в организацията.

FTE показва какъв е общият им еквивалент като заетост на пълно работно време.

Например:

• 1 служител на 8 часа = приблизително 1,00 FTE;

• 1 служител на 4 часа = приблизително 0,50 FTE;

• 2 служители на по 4 часа = общо приблизително 1,00 FTE.

Следователно една компания може да има Headcount 50 души, но реално да разполага с 42 FTE.

Защо FTE е полезен за работодателя?

FTE дава по-реалистична представа за размера и работния капацитет на персонала, отколкото обикновеният брой служители.

Показателят може да бъде използван при:

• анализ на числеността и структурата на персонала;

• бюджетиране на разходите за труд;

• сравняване на различни отдели, обекти или периоди;

• анализ на производителността;

• планиране на необходимия персонал;

• анализ на служителите на непълно работно време;

• изчисляване на разход на един FTE;

• сравнение между ръст на персонала и ръст на бизнеса;

• HR планиране и прогнозиране.

Например два магазина могат да имат по 15 служители, но ако единият има 14 FTE, а другият само 9 FTE, реалният им трудов капацитет е значително различен, въпреки че Headcount е еднакъв.

Планирани или реално отработени часове?

Калкулаторът позволява FTE да се разглежда по два начина.

При използване на планирани или договорени работни часове FTE показва основно структурата на заетостта. Този подход е подходящ, когато искате да установите колко пълни работни позиции представлява персоналът според договореното работно време.

При използване на реално отработени часове резултатът показва по-скоро реално използвания трудов капацитет за периода.

Важно е при сравнение между отдели или различни периоди да се използва една и съща методология.

Как да интерпретирам резултата?

Ако FTE е по-нисък от Headcount, това обикновено означава, че част от служителите са на непълно работно време или с намалена заетост.

Ако FTE е приблизително равен на Headcount, по-голямата част от персонала вероятно работи на пълно работно време.

Ако при използване на реално отработени часове FTE е по-висок от Headcount, това може да е сигнал за значително количество допълнително или извънредно отработено време и по-високо натоварване на персонала.

Сам по себе си FTE не показва дали една компания има „много“ или „малко“ служители. Истинската му стойност идва, когато се комбинира с други показатели като текучество, задържане на персонала, отсъствия, разходи за персонал, приходи и производителност.

Така FTE се превръща от обикновено число в полезен инструмент за анализ на човешките ресурси и вземане на по-добри бизнес решения.