Калкулатор за численост на персонала (Headcount Calculator)

Калкулатор за численост на персонала (Headcount Calculator)

Headcount (численост на персонала) показва броя на служителите в една организация към определен момент. Когато числеността се анализира за определен период, се използва Average Headcount (средна численост на персонала).

Headcount е една от основните HR метрики и служи като база за анализ на растежа на екипа, текучеството, задържането на служителите, разходите за персонал и други показатели в HR Analytics.

Какво изчислява Headcount Calculator?

Калкулаторът позволява да изчислите:

• началната численост на персонала;

• крайната численост за периода;

• средния Headcount за периода;

• нетната промяна в броя на служителите;

• процентното увеличение или намаление на персонала.

Крайната численост се определя по формулата:

Крайна численост = Начална численост + Назначени служители − Напуснали служители

Така можете лесно да проследите дали организацията увеличава, запазва или намалява своя персонал през избрания период.

Как се изчислява средният Headcount?

За по-точен HR анализ калкулаторът не използва само началната и крайната численост.

Вместо това Average Headcount (средна численост) се изчислява на база реални наблюдения на броя служители през периода:

Среден Headcount = Сбор на всички Headcount стойности ÷ Брой наблюдения

Най-точният подход е използването на дневен Headcount, тоест числеността на персонала за всеки календарен ден от анализирания период.

Например, ако през седем последователни дни числеността е:

50, 50, 51, 52, 52, 51, 50

сборът на наблюденията е:

356

и средният Headcount е:

356 ÷ 7 = 50,86 служители

Този подход отчита реалните промени в числеността през периода и е по-информативен от използването само на началната и крайната стойност.

Ако не разполагате с ежедневни данни, могат да бъдат използвани седмични, месечни или други регулярни наблюдения.

За сравнимост на резултатите е важно наблюденията да бъдат направени по една и съща методика и през еднакви или сравними интервали.

При дневен Headcount е препоръчително числеността да се отчита към една и съща референтна точка за всеки календарен ден – например към края на деня.

Какво се счита за 1 Headcount?

При Headcount всеки служител се брои като един човек, независимо от продължителността на работното му време.

Например:

• служител на 8 часа = 1 Headcount;

• служител на 6 часа = 1 Headcount;

• служител на 4 часа = 1 Headcount.

За целите на Headcount служител с действащо трудово правоотношение се включва в числеността независимо дали към съответния момент е:

• на работа;

• в платен годишен отпуск;

• в отпуск поради временна неработоспособност;

• в отпуск поради бременност, раждане или отглеждане на дете;

• в друг вид разрешено отсъствие.

Основният критерий е трудовото правоотношение да продължава да съществува към съответната дата.

След прекратяване на трудовото правоотношение лицето вече не се включва в Headcount за следващите референтни дати.

При анализи за конкретна организация е важно предварително да бъде определен обхватът на показателя и една и съща методология да се прилага последователно през всички периоди.

Каква е разликата между Headcount и FTE?

Headcount и FTE измерват различни неща.

Headcount измерва броя на хората.

FTE (Full-Time Equivalent) измерва еквивалента на пълна заетост.

Например компания може да има:

Headcount: 100 служители но: FTE: 86,5

ако част от служителите работят на непълно работно време.

Следователно Headcount отговаря на въпроса:

„Колко служители имаме?“

докато FTE помага да отговорим на въпроса:

„На колко позиции на пълно работно време се равнява използваният трудов ресурс?“

Двата показателя не трябва да се смесват, тъй като имат различно предназначение.

Защо Headcount е важен?

Проследяването на числеността на персонала позволява на работодателя да разбере не само колко души работят в организацията към конкретен момент, но и как размерът на екипа се променя във времето.

Показателят е полезен при:

• планиране на нови назначения;

• анализ на растежа или свиването на екипа;

• бюджетиране на разходите за персонал;

• проследяване на сезонни промени;

• анализ по отдели, обекти или дружества;

• изчисляване и анализ на текучеството;

• анализ на задържането на служителите;

• изчисляване на разход на служител;

• сравнение между различни периоди;

• планиране на необходимия човешки ресурс;

• изграждане на HR Analytics показатели и отчети.

Защо средният Headcount е по-полезен от броя служители към една дата?

Числеността към конкретна дата представлява моментна снимка на организацията.

Например една компания може да започне месеца с 50 служители, през месеца да достигне 65, а в края отново да има 50.

Ако разглеждаме само началната и крайната численост, ще видим:

Начален Headcount: 50

Краен Headcount: 50

Това може да създаде впечатление, че през периода не е настъпила съществена промяна, въпреки че в действителност организацията е преминала през значително движение на персонала.

Average Headcount отчита числеността през самия период и затова предоставя по-реалистична база за анализ.

Той може да бъде използван като основа при изчисляването и интерпретацията на други HR показатели като:

• Turnover Rate;

• Absenteeism Rate;

• Cost per Employee;

• разходи за персонал спрямо числеността;

• продуктивност и приходи на служител;

• други HR Analytics показатели, при които средната численост е подходяща база.

При всеки показател обаче трябва да се използва конкретно определената за него методология.

Как да използвате калкулатора?

Първо въведете:

1. броя на служителите в началото на периода;

2. броя на назначенията през периода;

3. броя на напусканията през периода.

На тази база калкулаторът определя крайната численост на персонала.

След това изберете честотата на Headcount наблюденията и въведете съответните стойности – например дневни, седмични или месечни.

Калкулаторът използва тези наблюдения, за да изчисли Average Headcount (средната численост за периода).

За най-точен резултат използвайте дневни Headcount данни, когато разполагате с тях.

При липса на дневни данни използвайте регулярни наблюдения през еднакви интервали и прилагайте една и съща методология през целия анализиран период.

Калкулаторът автоматично ще изчисли:

• крайната численост;

• средния Headcount;

• нетната промяна в броя на служителите;

• процентното изменение на числеността.

Резултатите могат да се използват както за самостоятелен анализ на движението на персонала, така и като част от по-широк HR Analytics анализ.

Важно: Калкулаторът е предназначен за информационни и аналитични цели. За коректно сравнение между периоди използвайте последователна методология и еднакъв обхват на служителите във всички анализирани периоди.