Какво е Kоефициент на отсъствията (Absenteeism Rate) и как се измерват отсъствията?

Отсъствията на служителите са нормална част от работния процес. Всеки работодател се сблъсква с болнични, непредвидени отсъствия, семейни причини и други ситуации, при които служителят не е на работа.

Проблемът започва, когато отсъствията станат прекалено чести, концентрират се в определени екипи или започнат да нарушават нормалната организация на работа.

Тогава вече не говорим просто за няколко дни отсъствие, а за HR показател, който си струва да бъде измерван и анализиран.

Този показател често се среща като absenteeism rate – коефициент или процент на отсъствията.

Какво означава absenteeism?

В HR управлението терминът absenteeism се използва за проследяване на отсъствията на служителите спрямо времето, през което по график се очаква да бъдат на работа.

Най-просто казано, показателят отговаря на въпроса:

Каква част от планираното работно време е загубена поради отсъствия?

Важно е обаче да не се поставя автоматично знак за равенство между отсъствие и проблемен служител.

Човек може напълно основателно да отсъства поради заболяване или друга уважителна причина. Затова absenteeism трябва да се разглежда най-вече като организационен показател, а не като инструмент за обвиняване на конкретни хора.

Истинската стойност идва от анализа на тенденциите.

Например:

· увеличават ли се отсъствията спрямо предходни периоди;

· има ли отдел с чувствително по-високи нива;

· концентрирани ли са отсъствията около определени дни или периоди;

· има ли връзка между отсъствията и натоварването;

· наблюдават ли се едновременно високи нива на отсъствия и текучество.

Точно тук една проста справка за отсъствията започва да се превръща в HR анализ.

Как се изчислява Kоефициент на отсъствията (absenteeism rate)?

Един от най-практичните начини е да сравним загубеното работно време поради отсъствия с общото планирано работно време за съответния период.

Формулата е:

Absenteeism Rate (%) = Загубено работно време поради отсъствия / Общо планирано работно време × 100

Показателят може да бъде изчисляван в работни дни или работни часове.

Пример:

Компания има 50 служители. За един месец общото планирано работно време на всички служители е 1 000 работни дни. През същия месец са отчетени общо 35 дни отсъствия, които организацията е решила да включи в показателя. Изчислението е:

35 / 1 000 × 100 = 3,5%

Absenteeism Rate (Kоефициент на отсъствията) за месеца е 3,5%.

Това означава, че 3,5% от измерваното планирано работно време е загубено поради включените в анализа отсъствия. Самото число обаче не е достатъчно. Много по-важно е как се променя то във времето и къде в организацията възникват отклоненията.

Кои отсъствия трябва да включим?

Тук няма една универсална формула, подходяща за всяка организация.

В зависимост от целта на анализа могат да бъдат проследявани например:

· отсъствия поради временна неработоспособност;

· неплатени отсъствия;

· неявявания на работа;

· други непланирани отсъствия.

Платеният годишен отпуск обикновено е по-полезно да бъде анализиран отделно, тъй като представлява планирано и нормативно уредено отсъствие. Същото важи за продължителни предварително известни отсъствия, когато целта е да измерим именно непредвидимото отсъствие, което нарушава оперативното планиране.

Най-важното правило е друго:

Организацията трябва предварително да определи какво включва в показателя и да използва една и съща методология във всички сравнявани периоди. В противен случай сравнението между отдели или месеци може да бъде подвеждащо.

Защо е важно да следим отсъствията?

Един отсъстващ служител рядко означава само един липсващ човек. В зависимост от бизнеса отсъствието може да доведе до:

· необходимост от извънреден труд;

· промени в графиците;

· допълнително натоварване на останалите служители;

· заместващ персонал;

· по-ниска производителност;

· забавяне на задачи;

· затруднено обслужване на клиенти;

· напрежение в екипа.

Затова absenteeism има и финансово измерение.

Особено при магазини, ресторанти, производствени предприятия, логистика, складове и други дейности с графици дори няколко непредвидени отсъствия могат да създадат значителен оперативен проблем.

Absenteeism не трябва да се разглежда самостоятелно

Една от най-честите грешки при HR показателите е да се гледа само едно число.

Представете си отдел, в който едновременно наблюдаваме:

високи отсъствия + високо текучество + много извънреден труд.

Всеки показател поотделно казва нещо.

Комбинацията между тях обаче вече може да бъде сигнал за по-дълбок организационен проблем – натоварване, управление, работни графици, условия на труд, недостиг на персонал или друга причина, която трябва да бъде проверена.

Затова absenteeism е много по-полезен, когато се анализира заедно с показатели като:

• Коефициент на текучество (Employee Turnover Rate)

• Коефициент на задържане на персонала (Retention Rate)

• Извънреден труд (Overtime)

• Численост на персонала (Headcount)

• Еквивалент на пълна заетост (FTE – Full-Time Equivalent)

• Разходи за персонал (Personnel Costs / Workforce Costs)

Така HR данните постепенно започват да дават информация не само какво се е случило, а и къде работодателят трябва да насочи вниманието си.

Как да анализираме absenteeism правилно?

Еднократното изчисление има ограничена стойност. Много по-полезно е показателят да се следи регулярно – например всеки месец. Така може да се изгради тенденция:

Месец

Absenteeism Rate

Януари - 2,1%; Февруари - 2,4%; Март - 2,8%; Април - 3,6% ; Май - 4,2%

Тук вече виждаме не просто процент, а устойчива посока на увеличение, която заслужава анализ.

Още по-полезно е показателят да бъде разглеждан по:

компания → обект → отдел → екип → период

Например средното ниво за компанията може да бъде 3%, но конкретен обект да достига 7%.

Това е информация, която общият процент лесно може да скрие.

Колко коефициент на отсъствията (Absenteeism Ratea) е нормално?

Няма универсален процент, над който автоматично можем да кажем, че една компания има проблем. Нивото зависи от множество фактори:

· сектор;

· характер на работата;

· размер на компанията;

· възрастова и организационна структура;

· сезонност;

· работни графици;

· начин на измерване;

· видовете отсъствия, включени в показателя.

Затова вместо да търсите едно „магическо“ число, често е по-полезно да сравнявате:

• текущ период спрямо предходен период;

• обект спрямо обект;

• отдел спрямо отдел;

• текуща година спрямо предходна година.

Собствената история на организацията често е по-полезна от произволен външен benchmark.

Как отсъствията се превръщат в разход?

Процентът на отсъствията е само началото. Следващият въпрос за работодателя е:

„Колко ми струват тези отсъствия?“

За тази цел могат да бъдат проследявани например:

· разходи за заместване;

· извънреден труд;

· допълнителни часове на други служители;

· административно време за промяна на графици;

· загубени производствени или обслужващи часове;

· други преки разходи, които организацията може надеждно да измери.

Така един HR показател постепенно се превръща в бизнес показател.

И това е съществената разлика между простото водене на статистика и реалния HR анализ.

Пример: два магазина с еднакъв брой служители

Да приемем, че компания има два магазина с по 20 служители. На пръв поглед екипите са еднакви. За последните шест месеца обаче данните показват:

Магазин А: ниски отсъствия, ниско текучество и малко извънреден труд.

Магазин Б: високи отсъствия, високо текучество и постоянно натрупване на извънредни часове.

Това не доказва автоматично какъв е проблемът в Магазин Б. Но показва много ясно къде трябва да започне анализът. Именно това е смисълът на HR показателите – не да заменят управленското решение, а да насочат вниманието към мястото, където има отклонение.

Какво трябва да запомним?

Коефициентът на отсъствията (Absenteeism Rate) показва каква част от планираното работно време е загубена поради отсъствията, включени в избраната методология. Сам по себе си процентът не обяснява причината за проблема. Но когато се проследява регулярно и се комбинира с данни за текучество, извънреден труд, численост и разходи за персонал, той може да бъде много полезен инструмент за управление. Затова добрият въпрос не е просто:

„Колко души отсъстваха този месец?“

А:

„Къде се увеличават отсъствията, защо се случва това и какво струва на бизнеса?“

Изчислете нивото на отсъствия във вашата организация

С Калкулатора за отсъствия (Absenteeism Rate) на TRZTO.ME можете бързо да изчислите какъв процент от планираното работно време е загубен поради отсъствия. Следете показателя регулярно и го сравнявайте между различни периоди, обекти и отдели.

HR данните имат стойност, когато водят до по-добри бизнес решения!

Услуги

Персонализирани решения за вашия бизнес.

Контакти

Подкрепа

info.trztome@gmail.com

+359 878 176 140

© 2025. All rights reserved.